Как корректно формировать расчёт по страховым взносам (РСВ) и сдавать отчётность по периодам: подробный гайд

Сдача расчёта по страховым взносам (РСВ) — обязанность каждого работодателя. В «Бюро Финансов» мы регулярно помогаем клиентам с этой задачей. В этом материале — актуальная информация на 2025 год: когда сдавать, что включать, как заполнять и чего избегать.

Отчётность формируется по итогам каждого периода. Запомните ключевые даты:

• за I квартал — до 25 апреля;
• за полугодие — до 25 июля;
• за 9 месяцев — до 27 октября;
• за год — до 26 января следующего года.

Важный нюанс: если крайний срок выпадает на выходной или праздник, он автоматически переносится на ближайший рабочий день.

В расчёт входят четыре обязательных раздела:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 — общие суммы страховых взносов.
3. Подраздел 1 раздела 1 — подробный расчёт сумм взносов.
4. Раздел 3 — персонифицированные сведения о сотрудниках.

Титульный лист
Здесь нужно указать:

• код периода (например, 21 — для I квартала);
• текущий год;
• полные реквизиты организации.

Раздел 1
Заполните следующие поля:

• код типа плательщика (1 — если были выплаты, 2 — если выплат не было);
• ОКТМО территории, где зарегистрирована организация;
• КБК для зачисления взносов;
• итоговые суммы взносов за отчётный период.

Подраздел 1 раздела 1
Вносите:

• общее число застрахованных лиц;
• количество сотрудников, по которым начислялись взносы;
• суммы выплат и необлагаемых сумм;
• базу для начисления взносов;
• начисленные суммы взносов.

Раздел 3 (персонифицированные данные)
Для каждого сотрудника укажите:

• ИНН и СНИЛС;
• ФИО;
• дату рождения и гражданство;
• паспортные данные;
• ежемесячные выплаты и начисления;
• коды категорий застрахованных лиц.

Выбор формата зависит от численности сотрудников:

• 10 и менее человек: можно сдавать как в бумажном, так и в электронном виде.
• Более 10 человек: только электронная форма.

За ошибки и просрочки предусмотрены штрафы:

• От 5 % до 30 % от неуплаченной суммы за каждый месяц просрочки (минимальный штраф — 1 000 руб.).
• 200 руб. — за подачу отчёта не в электронном виде, если у вас более 10 сотрудников.

Чтобы избежать штрафов, тщательно проверьте:

• соответствие сумм в РСВ бухгалтерским данным;
• выполнение контрольных соотношений между показателями;
• корректность персональных данных сотрудников;
• актуальность тарифов и ставок;
• соблюдение сроков сдачи отчёта.

Если вы обнаружили неточность после отправки:

1. Подготовьте уточнённый расчёт.
2. Внесите верные данные вместо ошибочных.
3. Если сроки были нарушены, уплатите штраф.
4. При запросе от контролирующих органов — предоставьте письменные пояснения.