Что я должны узнать до того, как найму первого работника?

Перед приёмом первого работника нужно подготовить правовую, налоговую и организационную базу чтобы корректно оформлять трудовые отношения, рассчитывать зарплату и отчитываться перед государством.

Что нужно сделать

• Составить штатное расписание и определить систему оплаты труда.
• Подготовить типовой трудовой договор и локальные кадровые документы это правила внутреннего трудового распорядка и положение об оплате труда.
• Организовать учёт рабочего времени (табель) и кадровый делопоток.
• Настроить порядок выплаты зарплаты и ведения расчётов с работником.

В правилах внутреннего трудового распорядка работники должны расписаться - в подтверждение того, что с этими правилами ознакомлены. На каждый год составляется график отпусков.

Документы от работника

• Паспорт или документ, удостоверяющий личность.
• СНИЛС и ИНН при наличии.
• Документы об образовании и квалификации при необходимости.
• Трудовая книжка или заявление о переводе в электронную трудовую книжку.
• Реквизиты для перечисления зарплаты, заявление на удержания по согласованию.
• Для иностранцев разрешение на работу или патент и миграционные документы.

Налоговые и отчётные обязанности

• Удерживать и перечислять НДФЛ.
• Начислять страховые взносы и перечислять их в установленные сроки.
• Сдавать регулярную отчётность по персоналу и по налогам (формы и сроки уточнить у бухгалтера).
• Вести документы, подтверждающие выплаты и расчёты (расчётные листки, приказы, табели).

Трудовые условия и выплаты

• Соблюдать норму МРОТ и правила оплаты труда, включая отпускные, оплату больничных и сверхурочных.
• Установить порядок оплаты и сроки выплат в договоре и локальных актах.
• Оформить испытательный срок, если планируется, и установить должностные обязанности.

Охрана труда и медицинские требования

• Провести инструктажи по охране труда и при необходимости организовать предварительные и периодические медицинские осмотры.
• Обеспечить средства индивидуальной защиты при необходимости.

Кадровый учёт и хранение документов

• Завести личное дело, приказ о приёме, вести трудовую книжку.
• Соблюдать сроки хранения кадровых и расчётных документов.
• Обеспечить защиту персональных данных.

Ответственность и риски

• Штрафы за нарушения трудового и налогового законодательства.
• Риски по начислению и неправильной выплате пособий, штрафы за некорректную отчётность.