Что делать, если первичная документация утеряна?

Кратко и по шагам

1) Немедленно проведите поиск

• проверьте сейфы, архивы, рабочие столы, электронную почту, облачные хранилища и системы ЭДО
• уточните у сотрудников и у контрагентов есть ли у них копии

2) Выясните обстоятельства утраты

• потеря, случайное уничтожение или кража
• при признаках преступления или краже сообщите в полицию и сохраните все доказательства

3) Восстановление документов из доступных источников

• запросите дубликаты у контрагентов и поставщиков
• используйте банковские выписки, электронные счета, журналы учета, выписки из систем учета, накладные, акты выполненных работ и т.п.
• восстановите записи в регистрах бухгалтерского учета на основании доступных подтверждений

4) Оформите факт утраты документально

• составьте акт о пропаже или утрате документов с описанием обстоятельств и перечнем утраченных бумаг
• приложите пояснительные записки от ответственных сотрудников и при необходимости приказ о проверке или служебное расследование
• при краже приложите копию заявления в полицию

5) Подготовьте материалы для проверяющих и налоговой при необходимости

• при проведении проверки предоставьте восстановленные копии и акт об утрате
• если что-то восстановить невозможно, подготовьте обоснование и альтернативные подтверждения хозяйственных операций

6) Особые требования для кадровых документов

• для утраты трудовых книжек и личных дел действуют отдельные правила восстановления через работодателя и архивы
• обратитесь в отдел кадров и в архив за инструкциями

7) Профилактика на будущее

• внедрите резервное копирование и систему ЭДО
• ведите номенклатуру дел и регламенты доступа
• проводите регулярную инвентаризацию документов