Что делать при утрате первичной документации: пошаговый алгоритм
Потеря документов — неприятная, но решаемая ситуация. Действуйте по плану.
Шаг 1. Организуйте поиск
- проверьте архивы, сейфы, рабочие места;
- изучите электронную почту, облачные хранилища, системы ЭДО;
- запросите копии у сотрудников и контрагентов.
Шаг 2. Установите причину
- определите, была ли это случайная потеря, уничтожение или кража;
- при признаках преступления — обратитесь в полицию, сохраните доказательства.
Шаг 3. Восстановите документы
- запросите дубликаты у контрагентов и поставщиков;
- используйте банковские выписки, электронные счета, журналы учёта;
- восстановите записи в бухгалтерских регистрах на основе подтверждений.
Шаг 4. Оформите акт об утрате
- составьте документ с описанием обстоятельств и перечнем потерянных бумаг;
- приложите пояснительные записки ответственных;
- если было заявление в полицию — добавьте его копию.
Шаг 5. Подготовьтесь к проверке
- предоставьте проверяющим восстановленные копии и акт об утрате;
- для невосстановимых документов подготовьте обоснование и альтернативные подтверждения операций.
Шаг 6. Особые случаи — кадровые документы
- при потере трудовых книжек и личных дел следуйте специальным правилам восстановления;
- обратитесь в отдел кадров и архив за инструкциями.
Профилактика
- внедрите резервное копирование и ЭДО;
- ведите номенклатуру дел и регламенты доступа;
- проводите регулярную инвентаризацию документов.
Наши услуги
Список бухгалтерских услуг
Готовы к сотрудничеству?
Оставляйте заявку и мы подготовим вам лучшее предложение!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности компании.