Как организовать документооборот в компании: пошаговый гайд
Упорядоченный документооборот — залог чёткой работы компании. Разберём, как его наладить.
7 шагов к налаженному документообороту
1. Определите виды документов и ответственных
- классифицируйте: первичные, договоры, кадровые, финансовые, внутренние распоряжения;
- назначьте ответственных за каждый тип.
- опишите порядок создания, согласования, утверждения;
- используйте унифицированные формы с обязательными реквизитами.
- определите последовательность согласований;
- установите дедлайны;
- для частых операций создайте типовые маршруты.
- введите порядковую нумерацию;
- заведите регистрационные журналы или электронную систему;
- фиксируйте метаданные (дата, автор, статус).
- используйте электронный документооборот с ЭП;
- храните метаданные и делайте резервные копии.
- установите сроки хранения по типам документов;
- обеспечьте доступ к архиву;
- пропишите правила уничтожения.
- проводите проверки соблюдения регламента;
- обучайте сотрудников правилам оформления и безопасности.
Важные правила
- Исправления — только одной чертой, с пояснением, подписью и датой.
- Аннулирование — оформляйте новый документ, старый помечайте как аннулированный.
- Юридическая сила — обеспечьте соответствие законодательству, используйте ЭП для ЭДО.
- Безопасность — защитите данные, разграничьте права доступа, делайте резервные копии.
Чек лист для ежедневной работы
- Документ имеет дату и номер.
- Определён ответственный и маршрут согласования.
- Используется утверждённый шаблон.
- Сохранён оригинал и резервная копия.
- Соблюдены сроки хранения и доступа.
Наши услуги
Список бухгалтерских услуг
Готовы к сотрудничеству?
Оставляйте заявку и мы подготовим вам лучшее предложение!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности компании.