Как правильно оформлять первичную документацию?

Кратко о главном — документ должен точно и однозначно подтверждать факт хозяйственной операции, быть понятным, читаемым и подписанным ответственными лицами.

Общие требования

• дата документа и дата совершения операции;
• наименование операции и её содержание;
• количественные и стоимостные показатели (при необходимости единицы измерения, цена, сумма);
• наименование и реквизиты сторон (организация или ФИО, при необходимости ИНН/КПП, адрес);
• ссылка на основание операции (договор, заказ, распоряжение с номером и датой);
• уникальный номер документа или порядок нумерации;
• подписи ответственных лиц с расшифровкой (должность, ФИО) и печать, если требуется;
• указание валюты и условий НДС, если применимо;
• читаемость, отсутствие помарок и следов подделки.

Нумерация и хранение

• документы нумеруются последовательно;
• бумажные и электронные документы архивируются и хранятся в доступном виде;
• для электронных документов обеспечивается резервное копирование.

Электронные документы

• обеспечьте целостность и подлинность (электронная подпись, электронный документооборот - ЭДО по правилам законодательства);
• сохраняйте метаданные (время создания, авторы).

Исправления и ошибки

• недопустимо удалять текст, закрашивать или стирать;
• делайте исправление одной чертой, рядом проставляйте пояснение, подпись и дату ответственного лица;
• в случае существенной ошибки оформляют новый документ и по возможности аннулируют прежний с пометкой.

Короткая контрольная памятка

• есть дата и номер;
• ясно указано что и кому;
• указаны суммы и единицы;
• подписи ответственных лиц;
• документ читаем и не имеет несанкционированных исправлений.