Учёт персональных данных: руководство от «Бюро Финансов»

Работа с персональными данными — обязательная часть деятельности любой компании. Объясняем, как делать это правильно.

Что такое учёт персональных данных

Это систематическая работа со сведениями о сотрудниках:
  • сбор и запись данных (паспорт, СНИЛС, ИНН, контакты, сведения о трудовой деятельности);
  • хранение (на бумажных и электронных носителях);
  • использование (для кадрового учёта, расчёта зарплаты, отчётности);
  • защита и ограничение доступа;
  • передача внешним обработчикам (при необходимости).

Зачем это нужно

  • соблюдать требования закона (№ 152 ФЗ);
  • защищать права работников;
  • избегать утечек и штрафов.

Обязанности работодателя

  • утвердить положение о работе с персданными;
  • получить согласие работника на обработку данных;
  • уведомить Роскомнадзор (через сайт pd.rkn.gov.ru);
  • информировать сотрудников о целях обработки;
  • собирать только необходимые данные;
  • обеспечить защиту (техническую и организационную).

Как защищать данные

  • контролировать доступ сотрудников;
  • шифровать электронные файлы и делать резервные копии;
  • хранить бумажные документы в сейфах;
  • вести журналы действий;
  • обучать персонал.

Права работников

  • знать, какие данные обрабатываются и зачем;
  • требовать исправления или удаления данных;
  • отзывать согласие (в рамках закона);
  • жаловаться в надзорные органы при нарушениях.

Чек лист для работодателя

  1. Подготовьте политику конфиденциальности для сотрудников.
  2. Определите минимальный набор данных и правовое основание обработки.
  3. Создайте реестр операций с данными.
  4. Назначьте ответственного за персданные и обучите сотрудников.
  5. Внедрите меры защиты (технические и организационные).
  6. Оформите договоры с внешними обработчиками (если есть).

Наши услуги

Список бухгалтерских услуг
Бухгалтерские услуги
Бухгалтерское обслуживание
Налоговый учет
Бухгалтерская отчетность
Правовые услуги
3-НДФЛ
Смотрите также
+ Какие штрафы могут быть за ошибки в кадровом учете?
+ Что необходимо для оформления сотрудников?
+ ИП - работодатель, что это значит?
Готовы к сотрудничеству?
Оставляйте заявку и мы подготовим вам лучшее предложение!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности компании.