Какие штрафы могут быть за ошибки в кадровом учете?

Штрафы за ошибки в кадровом учете зависят от типа нарушения и того, кто контролирует — инспекция по труду, налоговые органы, фонды или Роскомнадзор. Это могут быть административные штрафы для организации и должностных лиц, доначисления налогов и взносов с пенями, возмещение работнику и в отдельных случаях уголовная ответственность.

Кто может наказать и какие виды санкций применяются

Инспекция по труду

• Административные штрафы за нарушения трудового законодательства (неоформление трудового договора, ошибки в трудовой книжке, нарушение порядка учета рабочего времени и т.п.). Также инспекция может обязать восстановить права работника и выплатить компенсации.

Налоговые органы и фонды (ФНС, СФР)

• Доначисления налогов и страховых взносов, пени за просрочку и штрафы за неправильную отчетность или занижение базы по налогам и взносам. В ряде случаев штрафы выражаются в процентах от неуплаченной суммы.

Роскомнадзор

• Штрафы и предписания за нарушения при обработке персональных данных (утечка, отсутствие правовой базы обработки, непредоставление информации субъекту данных).

Гражданская и уголовная ответственность

• Работник может требовать компенсацию убытков и морального вреда. В случаях фальсификации документов, уклонения от уплаты налогов или крупных злоупотреблений возможна уголовная ответственность.

Чего ожидать по суммам и тяжести последствий

• Суммы и меры очень зависят от конкретного нарушения, повторности, размера компании и от того, повлекло ли нарушение вред работнику или бюджету.
• Для работодателя риски обычно включают административные штрафы, большие доначисления с пенями и репутационные потери. Для должностных лиц — штрафы и дисциплинарные меры, в тяжёлых случаях уголовные преследования.

Как снизить риски и минимизировать штрафы

• Вести корректный и минимально необходимый набор персональных данных
• Оформлять трудовые отношения и записи в трудовых книгах по закону
• Своевременно и правильно сдавать налоговую и страховую отчетность
• Обеспечивать защиту персональных данных и иметь правовые основания обработки
• Вести внутренний реестр операций с персональными данными и назначить ответственного
• Быстро исправлять выявленные ошибки и сотрудничать с контролирующими органами